Política de privacidad

• Makes sure privacy is protected
• Ensures the program is shared with all staff
• Tiene la última palabra si las reglas no están claras

• Runs the privacy program
• Updates rules every two years or sooner if laws change
• Provides staff and funds for privacy work
• Reviews risks and systems
• Colabora con el Responsable de Auditoría para probar la seguridad de los datos

• Soporta todas las oficinas VDSS
• Helps new systems include privacy
• Reviews complaints
• Investigates possible breaches

• Teach staff about privacy rules
• Help provide training

• Make sure rules are followed in their teams
• Nombrar responsables locales de privacidad y seguridad
• Report privacy problems to the Privacy Officer
• Ensure staff get training

• Exigir formación del personal antes del acceso
• Manage risks
• Mantente en la normativa
• Appoint system administrators

• Decide how data is classified
• Aprobar solicitudes para el uso de datos
• Set rules for access

• Protect data in local systems
• Comparte las normas de privacidad locales con VDSS
• Crear entrenamiento
• Prevent one person from full control over sensitive work

• Follow rules
• Sign acknowledgments each year
• Reporta problemas de inmediato
• Termina la formación en los 30 días posteriores a la contratación y cada año siguiente

• Run systems safely
• Build privacy controls into daily work

• Mantener los datos seguros
• Run systems in line with rules
• Give reports to Data Owners

The VDSS Privacy Program:

• Follows federal and state laws
• Protects data from misuse or loss
• Responds to privacy complaints
• Revisa y mejora los controles de privacidad
• Trains staff

• All staff, interns and contractors must finish privacy training.
• La formación debe realizar dentro de los 30 días tras la contratación y cada año posterior.
• Records of training are kept.

• VDSS is the owner of all data collected.
• Los propietarios de los datos establecen normas para el acceso y la protección.

Los datos se etiquetan como:

• Público – can be shared
• Privada – limited to staff
• Confidencial – very limited, protected by law

• Data can only be shared if the law allows.
• Las solicitudes deben ser aprobadas por los Propietarios de los Datos.

• Records must be kept only as long as needed.
• Old records must be destroyed safely.

• Clients can see their own records.
• Los clientes pueden aplicar correcciones si los registros son incorrectos.

• Los clientes deben dar su consentimiento antes de compartir datos fuera de lo que permite la ley.

• Los clientes pueden presentar un Formulario de Queja de Privacidad.
• El VDSS debe responder y solucionar los problemas.

• Todo el personal debe informar de las violaciones de privacidad de inmediato.
• Breaches will be reviewed and fixed.
• Clients will be told if their data was part of a breach.

• Devices with data must be kept safe.
• Los datos de los dispositivos antiguos deben borrar antes de reutilizarlos o eliminarlos.

• All new projects must consider privacy.
• Risks must be reviewed before new systems go live.

• VDSS Privacy Program must be reviewed every two years.
• Staff must know where to find privacy policies.

• Staff with access to data must be screened before hire.
• Job roles decide what data can be seen.

• Los sistemas deben contar con herramientas para proteger la privacidad.
• Se realizarán reportes para comprobar los riesgos.

• La privacidad y la seguridad van de la mano.
• VDSS sigue la Guía del Programa de Seguridad de la Información.